Studi legali e organizzazione competitiva: ricominciamo da 6+1

Intervista a Josè Paulo Graciotti, autore del volume “La Governance strategica degli studi legali”

“Qual è la migliore organizzazione di uno studio legale? La vostra specifica, basta che ci sia; con tanto di obiettivi da raggiungere, misurazione dei risultati raggiunti e procedure chiare. Il tema della organizzazione strategica degli studi professionali sta diventando un mantra: Ma tra il dire e il fare – come si usa dire – c’è di mezzo il mare. Per evitare di scoraggiarvi o-peggio- di rinunciare a rendere più efficiente il lavoro, suggeriamo la lettura di questa intervista a José Paulo Graciotti, esperto proprio in management strategico degli studi legali. Buona lettura!”

Raccogliere e analizzare i dati disponibili a partire da quelli posseduti dallo studio legale; organizzarli in statistiche; utilizzare KPI (Key Perfomance Index); prevede una percentuale di investimenti in tecnologia; modificare il “lay out” di studio per renderlo più osmotico e comunicativo; e rinunciare all’architettura partner centrica. Ed in più capire come il Knowledge management può migliorare le perfomance dello studio Sarebbe scontato presentare queste indicazioni come la ricetta giusta affinché uno studio legale possa riorganizzarsi e proporsi su un mercato sempre più competitivo, dove l’offerta sembra superare la domanda e la disponibilità al pagamento di fees alte da parte dei clienti è al lumicino. In realtà non c’è una ricetta giusta, valida per tutti. Ma certamente le indicazioni sono quelle utili che lo studio potrà adattare alla propria dimensione, alla propria organizzazione e ai propri obiettivi di business. Le indicazioni vengono fornite da Josè Paulo Graciotti, ingegnere brasiliano esperto di organizzazione di realtà professionali legali, che ha scritto il volume “La governance strategica degli studi legali”. Conosciamo Graciotti grazie allo studio legale FGA, il cui partner Marco Ferraro ha avuto l’intuizione di far tradurre il volume, permettendone la pubblicazione in Italia con Wolters Kluwer (l’editore di Altalex).
Domanda. Ingegner Graciotti, la sua analisi è basata sugli stufi legali brasiliani. Ma vale anche per quelli italiani?
Risposta. Sì. Le sfide che la classe forense sta affrontando un po’ in tutto il mondo sono le stesse. Anche questo è l’effetto della globalizzazione
Domanda. Quali a suo avviso, queste sfide?
Risposta. Da una parte abbiamo la pressione esercitata dal progresso tecnologico, che sta erodendo ambiti di attività e sta trasformando lo scenario produttivo e di delivery di tutti i prodotti e servizi, compresi quelli legali; dall’altra abbiamo un mercato più competitivo, dove il cliente cerca servizi a costi contenuti.
Domanda. Dunque si assottigliano i margini di guadagno…
Risposta. E’ così; e la classe forense entra in crisi. Occorre ristabilire la corretta proporzione tra uscite ed entrate migliorando l’efficienza. A ben vedere, la tecnologia può essere una opportunità sotto questo profilo, quando non è fine a sé stessa ma risponde ad obiettivi strategici decisi dai partners di studio.

“Il prezzo è quello che paghi, il valore è quello che ricevi”, ha scritto Warren Buffet. Attualmente la semplice realizzazione di documenti legali di alta qualità non è più un grande fattore di differenziazione tra i fornitori dei servizi legali. Ciò che differenzierà in modo efficace gli studi legali è il livello di qualità del servizio fornito, ossia la reattività dei professionisti e la reale comprensione del business del cliente.

Domanda. Possiamo fornire qualche aggiornamento di innovazione negli studi legali rispetto al momento in cui ha scritto il libro? Tools importanti, trend, iniziative?
Risposta. Direi il Knowledge management. Si tratta di una attività interna allo studio, volta a garantire la condivisione di documenti e know-how acquisiti nella gestione della singola pratica. Richiede un approccio filosofico diverso, un cambio di mentalità di tutti coloro che lavorano in studio. Domanda. Nel suo libro utilizza tre parole per la gestione della conoscenza… Risposta: Raccogli, Collabora e Collega!

                             

Domanda. Mi hanno colpito, nel volume, alcuni suggerimenti pratici che appaiono ovvi ed invece non lo sono. Per esempio, proprio con riguardo alla gestione della conoscenza, lei suggerisce allo studio legale l’utilizzo di alcuni indicizzatori di informazioni: il cliente; la materia; il tipo di documento legale; il tipo di file; l’autore interno e/o quello esterno; l’area e il tema legale specifico, trattato in ciascuna pratica…
Risposta. Sì, la raccolta di informazioni indicizzate è strategica. Rimanendo nel campo del knowledge management, un data base di informazioni indicizzate permette a chi ha bisogno di certe informazioni di raggiungerle facilmente, anche per verificare quale collega ha avuto la stessa richiesta e come ha risolto la questione giuridica. L’esperienza precedente può essere valorizzata e contribuire così a rendere più efficiente il tempo.

Domanda. In effetti…richiederebbe un vero cambio di mentalità. Ma i dati servono anche ad altro, lei spiega nel volume…
Risposta. Grazie alla tecnologia, su cui occorrerebbe investire per aumentare l’efficienza, dai data base potremmo trarre informazioni preziose. Avere dati di qualità ci permette di estrarre report utili ad assumere le corrette decisioni operative e strategiche.

Domanda. Un aspetto strategico, su cui lei si sofferma, è quello del pricing del servizio legale offerto. Suggerisce di superare il timesheet!
Risposta. Il calcolo ad ore in sé non è sbagliato; è incompleto. Il lavoro mentale (quello creativo del professionista, ndr) ha un valore aggiunto e calcolare il numero di ore impegnate in ciascun compito è solo uno degli approcci per misurare questo valore. Potrebbe essere utile anche comprendere quanto la soluzione proposta crea un guadagno o una perdita in termini di business al cliente. Terzo aspetto è la concorrenza, che determina il valore di mercato. Questo approccio, inserito in una struttura strategicamente predisposta al valore anche grazie all’analisi per dati, può aiutare lo studio a individuare un prezzo corretto e competitivo.

Domanda. Il volume fornisce indicazioni utili, a mio avviso, qualsiasi sia la dimensione dello studio. E’ così oppure ho avuto una impressione sbagliata?
Risposta. La strategia che illustro nel volume può essere utilizzata sia un studi legali molto grandi che in quelli di dimensioni minime, perché la maggior parte dei consigli sono molto più indirizzati a suggerire un cambio di mentalità piuttosto che l’applicazione di questo o quel software. Ciascuno potrà analizzare la propria situazione e iniziare a lavorare sugli aspetti che reputa maggiormente problematici al suo interno o quelli invece positivi. Non è necessario fare tutto e subito.

Domanda. Nel volume deduca tre pagine alla comunicazione legale, che è l’ambito di cui mi occupo. Condivido, e quando posso applico, il suo approccio basato sulla “creatività” dei contenuti, interessanti per un certo target di pubblico e adattabili al canale utilizzato: una scheda per i media sarà diversa da un visual per un post su FB, per esempio…
Risposta. Sì. Ancora oggi osservo che gli studi legali fanno comunicazione “unidirezionale”: foto standard dei soci; foto del team con l’avvocato decano seduto al centro e gli altri a fare corona; newsletter spedite a mailing list; foto di eventi, speech e riconoscimenti. Tutto questo si trova sui siti web e viene replicato anche sui social con un linguaggio specialistico difficile da comprendere. Altra cosa sarebbe mettere a frutto anche tutte le analytics e comunque creare contenuti da veicolare con blog alimentati settimanalmente. Domanda. Ingegner Graciotti, da qualche mese è in Italia e partecipa ad incontri ed eventi. Che impressione ha tratto dal suo roadshow in Italia? Risposta. Credo che in Italia si possa fare molto e ho trovato molti avvocati e managing partners) molto interessati ad implementare nuovi modelli organizzativi per gestire meglio e rendere più competitivo il proprio business.

Domanda. Può replicare per i lettori di Avvocatoquattropuntozero la previsione sul futuro degli studi legali che lei formula a pag 41 del volume?
Risposta. 🙂 Nel prossimo futuro io vedo studi pienamente integrati alla vita digitali; più piccoli degli attuali grandi studi; con meno clienti molto più coinvolti; con strutture fisiche spartane e stanze per videoconferenze; e più efficienti di quelli attuali.

Di Claudia Morelli
Email: avvocatoquattropuntozero@gmail.com
Giornalista professionista, da 20 anni mi occupo di Comunicazione e Business development per studi legali e realtà forensi, associative e istituzionali. Progetto e gestisco piani di Comunicazione legale presso i media, tramite il web e sui canali social.
Dagli studi ho tratto l’amore per il Diritto. Da romantica quello per la Giustizia. Ho una propensione entusiasta a parte…

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